Regisztráció
Intézeti adminisztrátorokat a PTE ÁOK Feedback Bizottság külön regisztrálja a rendszerbe, melyhez szükséges adatokat (név, PTE azonosító, email cím, intézet) az alábbi linken keresztül (https://forms.office.com/e/ZLr3StQMAZ) lehet megadni. A bizottság munkatársai ez után tudják felvenni a rendszerbe az új felhasználókat. A legtöbb felhasználó esetében a regisztráció a PTE egyéb bejelentkezési felületeihez kapcsolódik, a felhasználó és jelszó azzal megegyező.
Alapvető információk
Minden kötelező órához létrejön automatikusan egy feedback kérdőív a Neptun fizikai órarend alapján, így ezek kapcsán nincs szükség külön létrehozásra. Választható kurzusok óráihoz jelenleg NEM jönnek létre automatikusan kérdőívek, így a továbbiakban csak a kötelező órákkal kapcsolatos adminisztrációról lesz szó.
Az egyes órák feedback kérdőíveit alapvetően minden hallgató eléri, aki felvette az adott kurzust a Neptunban.
Az egyes órák feedback eredményeit minden oktató automatikusan eléri, aki hozzá van adva az adott órához a POTEcho rendszeren belül. Az egyes órák részletes feedback eredményeit az órához rendelt oktatókon kívül az adott tantárgyhoz a POTEcho-n belül rendelt tantárgyfelelős(ök), illetve az adott intézethez a POTEcho-n belül rendelt intézetvezető(k) is láthatják.
Hibás adminisztráció esetén az oktató egy-egy órához való felvételét vagy az óra leadását egy-egy gyorsan elérhető gomb, kérelem segítségével kérheti az intézeti adminisztrátortól.
Óra oktatójának módosítása
Egy-egy órához kapcsolódó oktató módosítása az óra előtt, illetve után is lehetséges, így például az aznapi, nem várt helyettesítések esetén is van lehetőség utólag a helyes oktató hozzárendelésére. A módosítás két módon lehetséges: manuálisan vagy kérelmek elfogadásával.
Oktató módosítása manuálisan
Amennyiben az érintett változásról az oktatók nem küldtek kérelmet, a módosítás manuális elvégzése szükséges. Ehhez a „Színterek” menüben szükséges kikeresni az adott órát. Ez megtehető az intézethez tartozó „Összes óra” felületen, ahol a szűrők segítségével gyorsan kiválasztható az óra. Ez helyett használható a hierarchikus felépítés is, a kívánt tantárgy, majd kurzus kiválasztásával láthatóak az adott kurzushoz tartozó órák. Az óra sorában jobbra található „Oktatók módosítása” gombbal érhető el a módosítási felület egy felugró ablakban.
A jobb oldali oszlop mutatja az aktuális oktatókat. A bal oldali keresőből a kívánt felhasználót „drag and drop” (megfogom és húzom) módon lehet átrakni a jobb oldali oszlopba. A változás automatikusan megtörténik, mentésre nincs szükség. Törölni a jobb oldali oszlopban a piros „X” segítségével lehet.
Oktató módosítása kérelem elfogadásával
Amennyiben az érintett oktató kéri adott órához való felvételét vagy az óra leadását gyorsgomb, kérelem segítségével, úgy annak „Kérelmek kezelése” oldalon történő elfogadásával a kért módosítás automatikusan megtörténik.
Az alapvető szűrés miatt csak az elbírálás alatt lévő kérelmek tekinthetők meg, a szűrőben lehetséges a már elfogadott vagy elutasított kérelmekre, illetve a színtér nevére keresni.
Kérelem elfogadásához, illetve elutasításához először az adott sort kell bejelölni a bal oldali négyzetben, majd az alsó gombokkal érhető el a kívánt lépés. Egyszerre több kérelem elfogadása és elutasítása is lehetséges, illetve ezekhez szöveges megjegyzés csatolható. Kérelem elfogadása esetén a kért változás automatikusan megtörténik (pl. az oktató fel- vagy lekerül az adott óráról).
„Elfogadva” típusú kérelem esetén jobb oldalt a megjegyzések mellett megjelenik az adott színtérre vonatkozó módosítása lehetőség is.
Fontos megjegyezni, hogy amennyiben egy órához hozzá van rendelve „A” oktató és „B” oktató kéri a felvételét, akkor annak elfogadása esetén az órához mindketten hozzá lesznek rendelve. Amennyiben „A” oktató nem jelzi a leadási kérelmet, úgy a levétele manuálisan történhet meg az elfogadott kérelem sorában található „Oktató módosítása” gombbal.
Neptun-POTEcho kapcsolat
A Neptun és a POTEcho között egyirányú kapcsolat van, azaz a POTEcho a félév elején, illetve alatt képes átvenni egyes (de nem minden) adatot a Neptunból, ez visszafelé nem működik.
A hallgatói adatok adminisztrálására a POTEcho rendszeren belül nincs lehetőség, azok minden esetben a Neptun-ban tárolt adatokból érkeznek, az utolsó adatátvétel (migráció) időpontjában megfelelően.
A féléves adatok első átvételére a félév kezdete előtti hét hétvégéjén kerül sor.
Amennyiben a Neptunban található fizikai órarend adminisztrációjában ebben az időpontban valamilyen hiba van, úgy ez a POTEcho rendszeren belül is hibát fog okozni. A szemeszterek elején várhatóan több nagyobb hiba vagy változás is előfordulhat (pl. változik a gyakorlatvezető személye vagy egy csoport óráinak időpontja). Ezek POTEcho-n belüli javításában az első hetekben a Feedback Bizottság is rendelkezésre áll.
A POTEcho csak óra szintű adatokat kap a Neptun kliens oldaláról, az egyes ÓRÁK-hoz kapcsolt oktatók adataival dolgozik. Amennyiben a Neptun kliensben nincs oktató rendelve az adott ÓRA időpontjához, akkor nem érkezik adat a POTEcho oldalra (nem jelenik meg a színtér), akkor sem, ha kurzus szinten hozzá lett rendelve az oktató.
Javaslat az adminisztráció könnyítésére
Célszerű lehet megkérni az oktatókat, hogy használják a gyorsgombokat ("Kérelmek"), mert így nagyon egyszerűen elvégezhető a változtatás, valamint a változások utólagos nyomonkövetése is – azok listázva olvashatóak a „Kérelmek kezelése” menüben az elfogadott kérelmek szűréssel. Ez segíthet a Neptun rendszerben szükséges módosítások nyilvántartásában is.
Az intézet oktatóitól függően javasolható a POTEcho heti 1-2 alkalommal való használata (pl. aktuális kérelmek elfogadására), valamint a hét végén a héten érkezett kérelmek alapján a Neptun adatok frissítése.